1 июля исполняется 100 лет образования архивной службы Ростовской области. На начальном этапе ведущим направлением в деятельности архивных учреждений было собирание и обеспечение сохранности документов Государственного архивного фонда. Принимались меры для наиболее полного сохранения документального наследия от уничтожения, проводился его учёт и описание.
18 апреля 1920 года была создана Донская областная междуведомственная архивная комиссия при Донском областном отделе народного образования — в её состав входили представители Донисполкома, отдела народного образования и полиграфического отдела.
В дополнение к ней была создана окружная комиссия в г. Новочеркасск, где были сосредоточены все архивы центральных войсковых учреждений бывшей Области войска Донского.
1 августа 1929 года на Дону был создан Центральный исторический архив. Одновременно создавались окружные архивные комиссии, в первую очередь — в городах: Новочеркасск, Азов, Аксай, Батайск, а также — в станицах: в Константиновской, Семикаракорской и Багаевской.
К 1924 году эти комиссии были преобразованы в районные архивы.
В 1925 году был образован архив Октябрьской революции — он стал основной базой для сбора документов по истории советского общества, были предприняты меры по устройству архивов действующих советских учреждений.
В 1941 году практически была решена задача описания собранных документов. В это же время был создан НСА (научно-справочный аппарат), который заложил основу конкретного, основанного на исторических фактах архива, достоверно отображающего историю донского края и который в полной мере обеспечивал возросшие потребности в документах.
В конце 1941 года архивным учреждениям, оказавшимся в зоне военных действий или в непосредственной близости от них, поступили указания об эвакуации документов. Сорок вагонов с архивными документами были эвакуированы в Омск.
Эвакуация, а затем реэвакуация документов в период Отечественной войны, благодаря хорошей организации, не повлекли за собой гибели и существенного повреждения документов. Спасение архивов Дона — яркая страница в истории архивного дела, свидетельство заботы государства о нашем национальном достоянии.
Сейчас это кажется почти невероятным, но и в трудное военное время госархивы жили очень наполненной жизнью, издавали сборники документов, разрабатывали правила и другие методические пособия, организовывали сбор документов, отражающих борьбу советского народа с немецко-фашистскими завоевателями. Значение этой деятельности трудно переоценить.
Архивные учреждения Ростовской области являются одним из звеньев в стройной системе архивов страны. Государственную архивную службу в Ростовской области представляют: Государственный архив Ростовской области, его филиалы в городах: Новочеркасск, Таганрог, Шахты, 42 районных и 11 городских государственных архивов. В них хранятся миллионы дел с середины ХУШ века до наших дней.
Документы госархивов области отражают особенности социально-экономического развития Дона, военный и хозяйственный уклад жизнь войска Донского. В архивах хранятся документы по истории возникновения и развития донских городов и станиц, об участии казачьих частей в войнах России. В материалах об Отечественной войне 1812 года, имеются автографы русских полководцев: А.В. Суворова, М.И. Кутузова, П.И. Багратиона, М.И. Платова.
История Волгодонского (Романовского) архива тесно связана с деятельностью местных органов государственной власти и самоуправления, а также с административно-территориальными преобразованиями. В ней можно выделить два периода: от создания райгосархива в 1943 г. сразу после освобождения территории от немецко-фашистских оккупантов до прекращения его существования в 1962 г. в связи с ликвидацией района, и с 1983 г., когда район был вновь образован, а архив возобновил свою деятельность.
В 1986 г. решением пятой сессии Волгодонского районного Совета народных депутатов заведующей райгосархивом была утверждена Людмила Михайловна Чуприкова, возглавляющая архивное учреждение по настоящее время. С 2015 года архивная служба района является структурным подразделением Администрации Волгодонского района. Сектор архивной работы, наделён полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов по личному составу, относящихся к государственной и муниципальной собственности.
В штате нашего архива трудятся трое сотрудников: начальник сектора — муниципальный служащий, старший инспектор и архивариус. Сотрудники занимаются оцифровкой и описанием поступивших в архив в неупорядоченном состоянии документов, отвечают за исполнение запросов организаций и граждан.
На учёте в архиве состоит 121 фонд, более 20 тыс. ед. хр. С воссозданием архива в 1983 г. из архивов Волгодонска и Цимлянска были возвращены документы учреждений и организаций района. Самые ранние из них относятся к 1943 г. Документы образовались в процессе деятельности сельских Советов, колхозов Романовского района и машинно-тракторных станций.
С 2015 г. введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система Комитета по управлению архивным делом Ростовской области, позволяющая формировать и передавать на исполнение в архивные учреждения, в том числе — муниципальные, запросы граждан и контролировать их исполнение. На базе этой системы запущен сервис межведомственного электронного взаимодействия комитета и Отделения Пенсионного фонда России по Ростовской области, который обеспечивает формирование социально-правовых запросов о стаже и размере заработной платы, а также предоставление соответствующих архивных сведений с использованием региональной системы межведомственного электронного взаимодействия. Всё это позволяет существенно сэкономить время на формирование, отправку и обработку запросов, а заявитель может обратиться с запросом и получить ответ через Единый портал государственных услуг, а также МФЦ. Документы архива востребованы и активно используются при подготовке празднования юбилейных дат в жизни района. Выставки документов демонстрируются во время проведения значимых событий района, они вызывают большой интерес жителей и гостей.
Администрация Волгодонского района к работе архива по сохранению документального наследия относится с пониманием и оказывает ему содействие. Так, в 2016 году для архива был приобретён визуализатор для оцифровки документов, что позволило полностью оцифровать описи дел постоянного хранения и по личному составу. С 2018 года ведётся оцифровка документов за 1943-1983 годы. В 2019 году на хранение в архив приняты документы по личному составу ОАО «Птицефабрика имени А.А. Черникова» за период с 1957 по 2016годы.
Опираясь на поддержку муниципалитета и методическую помощь Комитета по управлению архивным делом Ростовской области, романовские архивисты сохраняют историю района для будущих поколений и делают архивную информацию максимально доступной для современников.
Л.М. Чуприкова, начальник сектора архивной работы Волгодонского района
